VoxAgenda
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Questions fréquentes

Quatorze questions qui reviennent avant un premier appel, avec une réponse qui se comprend seule. Aucune ne renvoie à une autre section de la page.

Les questions

Est-ce que VoxAgenda parle français ?

Oui. L’agent répond en français puis en anglais : l’accueil est bilingue, et la conversation continue dans la langue de l’appelant. Les messages écrits (confirmation, rappel) suivent la langue inscrite au dossier du client, le français par défaut.

Dans quelle langue le client reçoit-il son texto de rappel ?

Dans la langue inscrite à son dossier : français ou anglais. Quand le dossier est muet, le message part en français, la langue par défaut du produit. Un client anglophone dont le dossier indique l’anglais reçoit donc son rappel en anglais.

Que se passe-t-il si le client refuse le texto ?

Le refus est enregistré avec la réponse du client. Si une adresse courriel est au dossier, le rappel part par courriel ; sinon le rendez-vous tient et c’est le bureau qui confirme, et l’agent l’annonce pendant l’appel. VoxAgenda ne promet jamais un message qui ne partirait pas.

Combien de messages un client reçoit-il par mois ?

La fréquence annoncée dans les conditions des textos est celle-ci : Vous pourriez recevoir jusqu’à 4 messages par mois. En pratique, un rendez-vous donne une confirmation puis un rappel. Des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer. Le client peut écrire ARRET (ou STOP) pour ne plus rien recevoir, et AIDE (ou HELP) pour obtenir de l’aide.

Est-ce que mes rendez-vous restent dans mon agenda ?

Les rendez-vous sont écrits dans l’agenda du commerce dans VoxAgenda, et ils y restent : le calendrier, la liste des rendez-vous et la fiche du client sont la même donnée. Aucune synchronisation avec un agenda externe (Google Agenda, Outlook) n’est offerte aujourd’hui : l’agenda à consulter est celui de VoxAgenda.

Est-ce que l’agent peut déplacer ou annuler un rendez-vous ?

Oui. L’agent peut retrouver un rendez-vous, le déplacer ou l’annuler pendant l’appel, et un créneau libéré redevient disponible pour un autre client. Le bureau peut aussi le faire depuis le tableau de bord, sans passer par l’agent.

Que se passe-t-il si deux clients demandent le même créneau ?

Le second rendez-vous ne peut pas écraser le premier : le créneau déjà pris est refusé, et l’agent redemande les disponibilités pour proposer d’autres heures réelles. Le client n’entend donc jamais une heure qui vient d’être prise.

Le client peut-il parler à une personne ?

Oui, quand il le demande. Le transfert ne va que vers les destinations que le commerce a enregistrées, jamais vers un numéro improvisé. Si personne ne répond, l’appel revient vers la messagerie vocale au lieu de se perdre.

Que se passe-t-il si l’agent ne comprend pas le client ?

L’agent peut faire répéter, proposer un rappel par le bureau ou prendre un message. L’enregistrement est conservé et transcrit, et le message apparaît dans la messagerie vocale du dossier. Le client ne reste pas sans suite.

Qui peut voir les données du commerce ?

Les personnes à qui le propriétaire a créé un compte, avec le rôle qu’il a choisi : administration, réception ou employé. Les données d’un commerce ne sont pas visibles depuis le compte d’un autre commerce. Quand l’équipe technique ouvre un dossier d’assistance, chacune de ses écritures est journalisée dans le dossier du commerce.

Qu’est-ce qu’il faut fournir pour démarrer ?

Cinq éléments : les horaires d’ouverture, les services avec leur durée, les personnes qui prennent des rendez-vous, les salles quand elles sont partagées, et le numéro de la ligne que les clients appellent. Une fois ces éléments en place, l’agent peut répondre et réserver.

Est-ce que le texto est en service aujourd’hui ?

Pas encore sur tous les numéros : l’envoi de textos dépend de l’enregistrement du numéro auprès des opérateurs. Tant que cet enregistrement n’est pas terminé, les rappels partent par courriel, et l’agent le dit au client au téléphone plutôt que de promettre un texto qui ne partirait pas.

Est-ce que l’agent donne le prix des soins ou des travaux ?

Non. Le prix d’un examen, d’une réparation ou d’un service appartient au commerce, pas au logiciel. L’agent donne les informations que le commerce a inscrites dans sa fiche, et transfère la question à une personne quand la réponse n’y est pas.

Est-ce que VoxAgenda remplace la réceptionniste ?

VoxAgenda répond aux appels que le commerce ne peut pas prendre, et il prend les rendez-vous. Le bureau garde la main : il voit les rendez-vous, les messages et les demandes de rappel, et il peut déplacer un rendez-vous lui-même.
  • Comment ça marche

    L’appel, le rendez-vous, la confirmation et le rappel, étape par étape.

  • Prix et ce qui est inclus

    Ce qui est facturé, ce qui ne l’est pas, et comment obtenir un tarif écrit.

  • Par secteur

    Les contraintes réelles des optométristes, des garages et des cliniques.

Voir le parcours sur votre propre téléphone

Une démonstration se fait sur le parcours réel du commerce : un appel, un rendez-vous, une confirmation, un rappel.

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Frequently asked questions

Fourteen questions that come up before a first call, each with an answer that stands on its own. None of them sends you to another section of the page.

The questions

Does VoxAgenda speak French?

Yes. The agent answers in French then in English: the greeting is bilingual, and the conversation continues in the caller’s language. Written messages (confirmation, reminder) follow the language on the customer file, French by default.

Which language does the customer get the reminder text in?

The language on their file: French or English. When the file says nothing, the message goes out in French, the product’s default language. An English-speaking customer whose file says English therefore gets the reminder in English.

What happens if the customer refuses text messages?

The refusal is recorded with the customer’s answer. If an email address is on file, the reminder goes out by email; otherwise the appointment stands and the office confirms, and the agent says so during the call. VoxAgenda never promises a message that would not go out.

How many messages does a customer get per month?

The frequency announced in the text message terms is this one: You may receive up to 4 messages per month. In practice, one appointment produces a confirmation and then a reminder. Message and data rates may apply. The customer can reply STOP (or ARRET) to receive nothing more, and HELP (or AIDE) for help.

Do my appointments stay in my calendar?

Appointments are written into the business calendar in VoxAgenda, and they stay there: the calendar, the appointment list and the customer file are the same data. No syncing with an external calendar (Google Calendar, Outlook) is offered today: the calendar to look at is the VoxAgenda one.

Can the agent move or cancel an appointment?

Yes. The agent can find an appointment, move it or cancel it during the call, and a freed slot becomes available to another customer. The office can do the same from the dashboard, without going through the agent.

What happens if two customers ask for the same slot?

The second appointment cannot overwrite the first: a slot that is already taken is refused, and the agent re-checks availability to offer other real times. The customer therefore never hears a time that was just taken.

Can the customer speak to a person?

Yes, when they ask. The transfer only goes to destinations the business registered, never to an improvised number. If nobody answers, the call comes back to voicemail instead of being lost.

What happens if the agent does not understand the customer?

The agent can ask them to repeat, offer a callback from the office, or take a message. The recording is kept and transcribed, and the message shows up in the business’s voicemail. The customer is not left without a follow-up.

Who can see the business’s data?

The people the owner created an account for, with the role the owner chose: administration, reception or employee. One business’s data is not visible from another business’s account. When the technical team opens a support record, every write it makes is journaled in the business’s record.

What has to be provided to start?

Five things: opening hours, the services with how long each takes, the people who take appointments, the rooms when they are shared, and the number customers call. Once those are in place, the agent can answer and book.

Are text messages in service today?

Not yet on every number: sending texts depends on the number being registered with the carriers. Until that registration is complete, reminders go out by email, and the agent says so on the phone instead of promising a text that would not go out.

Does the agent quote the price of care or repairs?

No. The price of an exam, a repair or a service belongs to the business, not to the software. The agent gives the information the business entered in its record, and transfers the question to a person when the answer is not there.

Does VoxAgenda replace the receptionist?

VoxAgenda answers the calls the business cannot take, and it books the appointments. The office keeps control: it sees the appointments, the messages and the callback requests, and it can move an appointment itself.

See the path on your own phone

A demonstration runs on the business’s real path: a call, an appointment, a confirmation, a reminder.

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